Bundesrat entscheidet über das Hinweisgeberschutzgesetz

Der Zeitplan für das Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes wird immer klarer. Am 10. Februar wird sich der Bundesrat mit dem Gesetz beschäftigen. Experten gehen davon aus, dass die Länderkammer dem Regelwerk zustimmen wird. Änderungen an den Bestimmungen werden nicht erwartet.

Inkrafttreten im Mai 2023

Nach Zustimmung des Bundesrats wird das Gesetz noch vom Bundespräsidenten unterschrieben. Nach der Verkündgung im Bundesgesetzblatt läuft eine Frist von 3 Monaten. In dieser Zeit müssen alle betroffenen Unternehmen und öffentlichen Stellen (zusammen etwa 125.000) die Regelungen umsetzen. Nach Ablauf der Umsetzungsfrist (voraussichtlich Mitte Mai 2023) ist das Hinweisgeberschutzgesetz bis auf wenige Ausnahmen für alle verpflichtend.

Besserer Schutz von Hinweisgebern

Das Hinweisgeberschutzgesetz soll Personen schützen, die Hinweise auf Verstöße im eigenen Unternehmen oder der eigenen öffentlichen Stelle melden. Das neue Gesetz dient der Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern.

Nach der Richtlinie sollen die Rahmenbedingungen für Hinweisgeber in Organisationen und Unternehmen europaweit verbessert und vereinheitlicht werden. Die Richtlinie ist seit dem 16. Dezember 2019 in Kraft und sollte von den EU-Mitgliedstaaten bis zum 17. Dezember 2021 umgesetzt werden. Deutschland hat es nun mit einiger Verspätung geschafft, die europäischen Vorgaben zu erfüllen.

Neue Pflichten für Unternehmen und Behörden

Das Hinweisgeberschutzgesetz bringt eine ganze Reihe an neuen Pflichten mit sich, die nun von den Unternehmen und öffentlichen Stellen in Deutschland umgesetzt werden müssen, so insbesondere:

• Einrichtung interner Meldestellen bzw. Anpassung bestehender Meldestellen an die neuen Regeln
• Schaffung eines Geschäftsprozesses zur Meldebearbeitung und die Beachtung neuer Fristen
• Benennung von Meldestellenbeauftragten
• Qualifizierung der Meldestellenbeauftragten (Fachkunde)
• Unterrichtung der Beschäftigten über die Meldemöglichkeiten

Die wichtigste Neuerung ist mit Sicherheit die Pflicht zur Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle für Verstöße. Hiervon sind alle Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten betroffen. Für private Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt eine Übergangsregelung. Diese Unternehmen haben noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, eine interne Hinweisgeberstelle einzurichten.

Auch Behörden und andere öffentliche Stellen betroffen

Die Vorgaben zum Hinweisgeberschutz müssen auch von Behörden und Verwaltungsstellen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene sowie von sonstigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie Gerichten beachtet werden.

Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, so bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden sog. Organisationseinheiten. Diese Einheiten bestehen dann aus einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten. Nur diese Organisationseinheiten sind dann verpflichtet, eigene internen Meldestelle einzurichten und zu betreiben.

In welcher Form Gemeinden und Gemeindeverbände interne Meldestelle einrichten und betreiben müssen, regeln die Bundesländer jeweils gesondert. Allerdings schreibt die EU-Hinweisgeberrichtlinie vor, dass zumindest alle Kommunen mit mindestens 10.000 Einwohnern tätig werden müssen. Die Bundesländer können diesen Anwendungsbereich nur erweitern, nicht jedoch beschränken.

Meldekanal muss anonyme Kommunikation ermöglichen

Es muss mindestens ein Meldekanal für die Beschäftigten eingerichtet werden. Dies kann beispielsweise eine telefonische Hotline, eine Post- oder E-Mail-Adresse, eine externe Ombudsperson sowie ein elektronisch betriebenes Hinweisgebersystem sein.

Von besonderer Bedeutung ist die Wahrung der Vertraulichkeit im Meldeverfahren. Mitarbeiter von Meldestellen müssen dafür sorgen, dass die Identität der hinweisgebenden Personen und in der Meldung genannte Personen nur ihnen selbst bekannt wird.

Wichtig: Der Meldekanal muss die anonyme Kontaktaufnahme und die anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen! Diese Pflicht muss allerdings erst ab Januar 2025 erfüllt werden.

Stehen den Beschäftigten mehrere verschiedene Kanäle zur Verfügung, so muss nur einer zwingend diese Voraussetzung erfüllen.

Mitarbeiter der Meldestelle müssen Fachkunde nachweisen

Eine weitere wichtige Neuerung im Hinweisgeberrecht ist die Fachkundeanforderung.

Die mit dem Betrieb der Meldestelle betrauten Mitarbeiter müssen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz über die notwendige Fachkunde verfügen. Dies betrifft auch externe Dienstleister, die Meldestellen für Unternehmen oder öffentliche Stellen betreiben.

Die Fachkunde umfasst die genaue Kenntnis aller Rechte und Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz. Dies betrifft insbesondere das Meldeverfahren und die Aufgaben von Meldestellenmitarbeitern, aber auch die Wahrung der Vertraulichkeit bzw. Anonymität beim Umgang mit Meldungen.

Den Nachweis der Fachkunde können Mitarbeiter am besten durch einen qualifizierten E-Learningkurs erbringen. Hierzu bietet sich unsere zertifizierte Fachkundeschulung an. Ihre Meldestellenmitarbeiter erhalten durch den Kurs alle relevanten Informationen für ihre Arbeit. Nach Bestehen des Abschlusstests kann die Fachkunde gegenüber Aufsichts- und Ermittlungsbehörden mit dem ausgestellten Zertifikat rechtssicher nachgewiesen werden.