Hinweisgeberschutz - Der Nachweis der notwendigen Fachkunde

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz enthält eine ganze Reihe an strengen Anforderungen. Dies betrifft insbesondere die Arbeit der internen Hinweisgeberstelle und damit die notwendige Qualifizierung der Mitarbeiter. Aus diesem Grund besteht nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eine Ausbildungs- bzw. Fortbildungspflicht. Gemäß § 15 Abs. 2 müssen Unternehmen und öffentliche Stelle dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter der Meldestelle über die notwendige Fachkunde verfügen.

Nachfolgend wird dargestellt, welche Anforderungen hierbei erfüllt werden müssen.

Bestätigungen, Rückmeldungen und strenge Fristen

So müssen Meldungen zeitnah bearbeitet werden. Der Eingang der Meldung muss bestätigt und der Hinweisgeber fristgerecht über den Stand der Bearbeitung informiert werden.

Anspruchsvolle Vorgaben an den Datenschutz

Im Umgang mit Meldungen müssen die strikten Anforderungen des Datenschutzes beachtet werden. Bzgl. abgeschlossener Meldefälle bestehen strenge Aufbewahrungs- und Löschpflichten.

Von besonderer Bedeutung ist die Wahrung der Vertraulichkeit im Meldeverfahren. Mitarbeiter von Meldestellen müssen dafür sorgen, dass die Identität der hinweisgebenden Personen und in der Meldung genannte Personen nur ihnen selbst bekannt wird.

Darüberhinaus muss der Meldekanal die anonyme Kontaktaufnahme und die anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen.

Hohe Anforderungen an die Fallprüfung

Eine besondere Herausforderung ist die Prüfung, ob sich der Hinweis auch tatsächlich auf einen meldefähigen Verstoß bezieht. Hintergrund ist, dass die strengen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes nur dann Anwendung finden, wenn einer der dort genannten Bestimmungen Gegenstand der Meldung ist. Dies kann z.B. eine Straftat sein (Betrug, Untreue, Diebstahl etc.) oder ein Verstoß gegen bestimmte arbeitsrechtliche Bestimmungen. Der Katalog der meldefähigen Verstöße ist lang und die Prüfung der gesetzliche Voraussetzungen teilweise sehr anspruchsvoll.

Nachweis der Fachkunde

Wie weisen Unternehmen und öffentliche Stelle nun aber rechtssicher nach, dass die Mitarbeiter der Meldestelle über die notwendige Fachkunde verfügen?

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz kann diese Pflicht am ehesten durch qualifizierte Fortbildungen erfüllt werden. Die Qualifikation muss die genaue Kenntnis aller Rechte und Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz umfassen. Dies betrifft insbesondere das Meldeverfahren und die Aufgaben von Meldestellenmitarbeitern, aber auch genaue Kenntnis des Vertraulichkeitsgebots bei der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen.

Zertifizierter Ausbildungslehrgang